Informační technologie a zejména rozvoj internetu zasáhly rázně snad do všech oblastí lidského konání. Radikální vliv nových technologií se očekával také v oblasti řízení firemních procesů. Vliv v této oblasti podle mnoha odborníků měl být dokonce největší. Je to logické - tam, kde se primárně vytváří zisk jsou možné úspory nejlépe a nejrychleji viditelné. Ne vždy se však původní záměr podařilo realizovat. V každém případě je už dnes jasné, že s nasazením nových technologií při zefektivňování firemních procesů to v žádném případě nebude tak jednoduché, jak se zdálo.

ERP systémy

Informační technologie vstoupily do oblasti podnikových procesů poměrně rázně již na počátku 90. let minulého století. V letech 1991 až 1997 tuto kategorii reprezentovaly zejména integrované provozně-ekonomické (ERP) systémy. Ty při využití metody Business Process Reengineering, umožňovaly na jedné straně navrhnout změny procesů v organizaci a na straně druhé definovala způsoby hodnocení těchto změn. Takže každá firma či instituce přesně věděla, jak naplňování svých cílů může měřit.

Nasazení ERP systémů si však nemohl dovolit každý, a tak z výhod které přinášely, těžily hlavně velké a střední firmy. Ty menší měly - bohužel - smůlu. Aplikace podobného systému pro ně byla nedostupná, a tak musely zůstat u jednodušších řešení. I malé firmy však na nástupu informačních technologií mohly hodně vydělat. Vždyť i nasazení jednoduchých řešení mohlo ušetřit hodně času i námahy i když efektivita se měřila mnohem hůř, než ve výše uvedeném případě.

Internet přichází

Radikální zlom v oblasti firemních procesů proto přinesl až boom internetu. Stejně jako většina nových technologií patřil i internet zpočátku spíše mezi výsady bohatých. Jenže rychlý rozvoj ve spojení s poklesem cen znamenal, že internet mohly stále častěji využívat i malé firmy. To zase vedlo ke vzniku mnoha služeb, které usnadňovaly a urychlovaly zejména komunikaci a předávání informací, ale otevíraly také nové možnosti v oblasti prezentace a obchodních procesů.

Přestože na příchod internetu dokázaly rychle reagovat zejména malé a střední firmy, které často ze své flexibility dokázaly díky novým možnostem vytěžit maximum, svou pozornost pochopitelně zbystřili i manažeři velkých podniků. Přestože ty už většinou dávno využívaly v rámci svých firemních procesů ERP systémy, nabízel i jim internet řadu nových možností a vylepšení stávajícího stavu.

Ostatně právě velké firmy - i když jsou někdy v reakci na nové možnosti konzervativnější - mohou nové technologie využít nejefektivněji. Kde jinde by se dalo při správné aplikaci ušetřit více? Kdo jiný by mohl díky rychlejší komunikaci zlepšit podnikové procesy? Právě velké firmy a nadnárodní koncerny jsou ideálním uživatelem - u nich se totiž přínos nových technologií (při vhodné aplikaci) projeví nejrychleji.

Komunikace on-line

Primárním přínosem internetu bylo radikální zefektivnění komunikace. I když náklady na připojení byly zpočátku poměrně vysoké, rychlý nárůst vedl k postupnému snižování cen. Firmy - ale samozřejmě i jednotlivci - tak získaly možnost poměrně levně a přitom rychle "přepravovat" informace a znalosti. To ovšem do firemních procesů přineslo zlom - poprvé se totiž objevila reálná možnost sdílení informací. Otevřela se tak dosud nepoznaná možnost. Do práce na projektu se v jediném okamžiku mohli zapojit vývojáři odkudkoliv, ve virtuální kanceláři zasednout kolem společného stolu a diskutovat o daném problému - aniž by museli složitě cestovat mnoho kilometrů a trávit zbytečný čas na cestách.

...a další možnosti

Tak jak se internet postupně prosazoval, stále aktivněji vstupoval do firemních procesů. Zatímco na počátku své existence ovlivňoval internet pouze komunikaci mezi jednotlivými složkami firem, postupně se začal projevovat i v oblastech, v nichž měl přímý vliv i na zisk firmy, respektive úspory nákladů.

Jednou z oblastí v rámci firemních procesů, které příchod internetu a nástup e-businessu znatelně ovlivnily, je nákup. Nákup surovin či dílů potřebných k výrobě produktů, ale také kancelářských potřeb, výpočetní techniky, dopravních prostředků, vybavení kanceláří a dalších produktů a služeb, které sice neslouží přímo k výrobě, ale jsou také nezbytné, u mnoha firem tvoří většinu jejich nákladů. Celkem logicky proto právě tato oblast patřila od samého počátku "věku e-businessu" k těm, na které se pozornost manažerů zaměřovala nejvíc. Přesto realizace prvních projektů v této oblasti jsme se dočkali teprve nedávno.

Nákupní aukce

Mezi dodavately všech možných výrobků a služeb je možné vždy vybírat. Jen málokdy totiž existuje jen jeden. Přesto většina firem a institucí se i v oblasti nákupu chová poměrně konzervativně, a pokud osvědčený dodavatel neudělá nějakou zásadní chybu, nedá se očekávat, že by došlo ke změně. Lépe řečeno, ještě nedávno se něco podobného dalo předpokládat. Jenže, doba se mění a i v této oblasti firemních procesů se objevují první novinky.

Asi nejradikálněji do obchodních procesů zasáhly nákupní aukce. Jejich princip spočívá v tom, že zadavatel definuje produkt či službu, kterou poptává a popíše podmínky dodání (termín, počet kusů, maximální cenu a další). Potenciální dodavatele pak osloví s tím, že na příslušném internetovém serveru mohou předat své nabídky z nichž si pak vybere tu nejvhodnější.

Podle odborníků je tímto způsobem možné ušetřit až desítky procent z objemu zakázky, což je úspora znatelná a jen těžko realizovatelná jinou cestou. Tomáš Bezouška, ředitel společnosti eFACT Group, která se tvorbou a provozováním nákupních aukcí také zabývá ostatně jejich efekt hodnotí velice optimisticky: "Podle našeho názoru jsou právě nákupní aukce jedním z mála produktů, které mají reálnou šanci se zaplatit a později i generovat uživateli zisk."

E-procurement

Podobně finančně náročný je také nákup nepřímých prostředků. I v tomto případě je možné díky e-businessu ušetřit nemálo peněz a přitom často dostat i lepší službu či produkt, než v klasickém dodavatelsko-odběratelském vztahu. Jak v případě nákupních aukcí, tak u e-procerementu ostatně existují mnohé příklady z praxe, které dokládají, že úspory v řádech miliónů dolarů nejsou u velkých firem ničím nemožným.

Měřit úspěšnost e-businessových aplikací v oblasti nákupu je tedy relativně snadné. Protože existují záznamy o stavu před zavedením nových produktů, není nijak těžké porovnávat. V ostatních oblastech však efektivitu e-businessu není tak snadné měřit, a proto je třeba se více této otázce věnovat.

Měření efektivity e-businessu

Své názory na měření efektivity aplikace nových technologií v oblasti podnikových procesů vyjádřily někteří odborníci již před časem (viz). Ve stručnosti je jejich postoje možné shrnout do jediné fráze: "Výstižně definovat to, co mají nové technologie do firemních procesů přinést."

Měřit efektivitu nových technologií aplikovaných do firemních procesů a zejména tehdy, jedná-li se o aplikace e-businessové, není nijak snadné. Prvotním předpokladem úspěchu proto je co nejlépe popsaný cíl, který si od zavedení informačních technologií a e-businessu firma slibuje. Na odbornících potom je, aby cíl přizpůsobily realitě a stanovili reálný časový harmonogram. Dojde-li totiž na "lámání chleba", právě reálnost předpokladů nejvíc ovlivní hodnocení.

Další velice důležitou věcí je umět co nejpřesněji popsat situaci v níž k aplikaci nových technologií dochází, a to čeho chceme dosáhnout. Právě porovnáním výchozího a cílového stavu je potom možné "změřit" úspěšnost nasazení nových technologií do firemních procesů.

Při měření efektivity je třeba mít neustále na paměti rozdíl mezi nasazeních nákupních e-businessových aplikací a ostatních forem. Mezi jejich efektem je totiž velký rozdíl. Zatímco nákupní aplikace přinášejí viditelné úspory, a to poměrně rychle, efektivita ostatních aplikací nemusí být na první pohled tak zřetelná. Navíc mnoho aplikací nepřinese reálný (finanční) efekt vlastně nikdy, protože jejich přínos se projeví v oblastech, které s nimi nemusí přímo souviset.