Spotrebak.cz - sponzor E-komerce
 Sponzoři 
 Hledání 
 Newsletter 
 Reklama 
 Diskuze 
 Bez komentáře 
Vše pro váš digitální fotoaparát!

Vytváříme firemní web - část 3. (Management obsahu, tvorby a správy)

Řízení obsahu, tvorby a správy firemních webů (angl. ”Content Management”, zkratka, kterou budu používat = CM) znamená kombinaci přesně rozdělených rolí, formalizovaných procesů a podpůrných systémů, které umožní organizaci kontrolovat a efektivně využívat informační zdroje (text, grafiku, multimedia, atd.). Jedná se tedy o široké spektrum aktivit, které mají pouze jeden cíl -> efektivní využívání lidských, finančních a informačních zdrojů. Takže teoretický úvod máme za sebou!

V případě, že firemní web nemá formalizované procesy, pravidla a nástroje hrozí mu hromadění problémů a potíží během času, které skončí tím, co většina z nás zná:

  • Růst nákladů na tvorbu a správu (např. je běžné, že správci mají na starost více webů a různí jejich zaměstnanci používají různé nástroje pro tvorbu a správu – důsledkem je růst nákladů a počtu lidí proporcionálně s růstem objemu prací! Kde jsou očekávané úspory z rozsahu?)
  • Roztříštěný proces vede často k duplicitám, více lidí najednou pracuje nezávisle na sobě na stejných věcech, v horším případě přepisují práci jeden druhému a ztrácejí tak dny a týdny práce.
  • Možnost ztráty klientů a vzniku soudních procesů, např. pokud se na webu objeví nesprávné hospodářské výsledky firmy, případně správné výsledky dříve než jsou řádně schváleny.

Je tedy nejvyšší čas zavést pořádek a využít plně potenciálu, který se v procesu tvorby a správy skrývá. :) Existují tři systematické kroky, které organizaci pomohou:

1) Shromáždění informačních aktiv
        Import popisů produktů, zpráv z tisku, obrázků, multimédií, grafů, formátů (tzn. prázdné stránky s definovaným prostorem pro texty a grafiku), apod.
2) Práce se stejnými daty
        Zajištění odděleného uchování obsahu a formátů v jedné databázi, kde všichni uživatelé mohou pracovat se stejnými daty bez nebezpečí, že přepíší práci někoho jiného.
3) Získání kontroly nad konečnými výstupy
        Tedy zajištění, aby vše bylo v pravý čas na pravém místě odkud se poté berou údaje pro dynamicky vytvářené stránky, upravené podle příjemce zprávy a zařízení (např. TV, PC, telefon, palmtop, atd.)

V celém procesu se tedy jedná o to, že všichni, kdo se nějakým způsobem podílejí na tvorbě firemní prezentace by měli ukládat samostatné elementy stránky (data, text, obrázky, formáty, multimédia, softwarové aplikace) do jednotné databáze, odkud je možné sdíleně využívat dané elementy a společně na nich pracovat bez nebezpečí ztráty některých dat. Automatizované pracovní postupy (tzv. workflow) potom mohou zajistit, aby se informace dostaly ke správným lidem ve správný čas (např. na schválení obsahu, před jeho zveřejněním). Dynamicky generované stránky jsou potom viditelným zakončením celého procesu.

Nyní trošku podrobněji k jednotlivým bodům:

ad 1) Shromáždit informační aktiva

Jedná se o kritický první krok – vytvořit obsah a formu! Jde o napsání textů, zachycení grafiky, napsání aplikací, vytvoření HTML nebo XML formátů a import údajů ze stávajících databází. Aby se zabránilo (dnes tak častým) nekonzistencím organizace musí:

· Centralizovat vzhled a základní prvky, ale decentralizovat autorské povinnosti k jednotlivým stránkám, oblastem či tématům (osvědčily se např. celofiremní projektové skupiny zodpovědné za vytváření formátů, tím získali autoři obsahu možnost soustředit se pouze na obsah a používat k tomu své oblíbené nástroje, např. Word, následovalo pouze překopírování textů do formátů a stránky byly hotové).

· Zaměřit se na vyhledávání a ohodnocení lidí, kteří jsou schopní firemnímu webu skutečně vdechnout obsah (čili lidé s marketingovými a žurnalistickými schopnostmi), již není třeba upřednostňovat kandidáty, kteří ovládají několik tagů z HTML, protože skuteční techničtí a programátorští specialisté by měli být soustředěni v jedné celofiremní projektové skupině vytvářející formáty a spravující firemní prezentace.


ad 2) Pracovat se stejnými daty

Zde se jedná o efektivní využívání zdrojů, které v organizaci máme a kontrolu práce jednotlivých skupin na stejných úkolech. Kritickými body, které je třeba zajistit jsou:

· Vybrat jednotné nástroje pro všechny a zastavit tak snahy lidí vybírat si každý své vlastní nástroje. V případě, že existují formáty pro stránky, tak většině autorů stačí jednoduchý textový editor, pro tvůrce formátů a programátory je nutné se dohodnout na jednom produktu, který budou používat všichni ve firmě (odpadne potom většina problémů s laděním kódu, která bývá způsobena nekonzistentními tagy). Firmy orientované na Microsoft mohou využít např. FrontPage, pro ostatní orientovaní spíše na otevřené standardy bych doporučil např. Dreamweaver nebo HotMetal Pro, což jsou velmi kvalitní produkty produkující standardní HTML.

· Ukládat jednotlivé prvky stránek jako samostatné soubory v jedné databázi. Infrastruktura spojená s CM potom zajistí společné využívání a aktualizaci souborů. S využitím nástrojů jako je např. TeamSite, lze sledovat vstupy i výstupy z dané databáze a jednotlivci se vyhnou náročnému manuálnímu ukládání jednotlivých prvků do databáze. Toto zjednodušení a snadná kontrola procesu by měly otevřít cestu ke sdílení dat v celé organizaci.

    ad 3) Získání kontroly nad konečnými výstupy

    V případě, že se firmě podaří zajistit a implementovat výše uvedené, potom je již pouze krůček ke skutečnému získání kontroly nad finálními výstupy. Tím krůčkem by mělo být:

    · Definování procesu tvorby a sdílení informací jednotlivými separátními (často i geograficky) pracovními skupinami. Tento proces není nijak rychlou záležitostí (týdny a měsíce) a často jde ruku k ruce s implementací informačního systému zajišťujícího také kontrolu workflow. Samozřejmě je možné se implementaci nového systému v této oblasti vyhnout, třeba s využitím poněkud těžkopádnějšího řešení, které využije definované postupy, ruční práci a e-mail. Samozřejmou součástí libovolného procesu musí být vyškolení a informování všech uživatelů.

    · Definování různých úrovní pravomocí a samostatnosti autorům (např. někdo může odeslat soubory a texty přímo na web, zatímco ostatní je odesílají nejprve ke schválení).

    · Systém musí zajistit dynamické a personalizované generování stránek, které je závislé na určených pravidlech a na obsahu databáze. Např. produkt firmy BroadVision – One-To-One Enterprise podporuje tyto funkce a je to standardní regálové řešení! :-)

    · Na závěr by systém měl ještě umožňit načasovat publikaci určitých stránek či dat na předem určená data a hodiny, což může mít obrovský význam např. pokud se jedná o finanční výsledky firmy kotované na burze.


    Tak to by byl takový úvod do jednoduché a zárověň složité problematiky řízení tvorby, obsahu a vzhledu firemních webovských prezentací. Přeji příjemné přemýšlení co se dá u vás zlepšit!

    (Další díl: Vyhledávání a orientace na stránkách)

    Autor: Petr Palán
    Datum: 6. června 2000



     Profil autora  

    Petr Palán

    Nezávislý eBusiness konzultant pracující pod značkou NALAPNET.COM
    Působil mj. v Samba Digital Media, PricewaterhouseCoopers, Arthur Andersen
    Zaměřuje se na využití moderních technologií v podnikové sféře pro zefektivnění informačních toků (interně/externě), logistiky a marketingu


     Sdílet článek  
    Facebook Facebook   Jagg Jagg.cz   Linkuj Linkuj.cz