Spotrebak.cz - sponzor E-komerce
 Sponzoři 
 Hledání 
 Newsletter 
 Reklama 
 Diskuze 
 Bez komentáře 
Reklama
Užitečné informace pro kutily.

Vaše firma v nové ekonomice – část 3. “Žádost o nabídku”, nebo-li RFP

Z pohodlnosti a ze zvyku budu v následujícím textu používat zkratku RFP pro dokument, který lze česky nazvat “Žádost o nabídku”. Co je účelem, co by měl obsahovat a kdo by ho měl zpracovávat se pokusím vysvětlit dále.

Zkratka RFP (Request For Proposal) v anglosasském světě označuje dokument, kterým firmy žádají potenciální poskytovatele určitých služeb o konkrétní nabídky. RFP se většinou odesílá předem vybranému okruhu “přijatelných” dodavatelů a firma doufá, že na základě nabídek, které obdrží na své RFP, bude schopná porovnávat a vybrat nejvhodnějšího dodavatele.

Již z této krátké definice tedy vyplývá, že se tato forma oslovení dodavatelů používá spíše v případě komplexnějších požadavků, např. na zavedení nového ERP systému či vytvoření určité webovské aplikace, než v případech, kdy chcete co nejlevněji nakoupit 5 počítačů. Předpokládám, že již všichni tuší, že nebude postačovat 5 řádkový email či dopis od zadavatele, kterým požaduje např. nabídky na vytvoření nejlepšího cestovního portálu v Evropě s e-commerce funkčnostmi (i s takto stručnou nabídkou se lze dnes setkat!). Kvalitní RFP, na základě kterého mohou být zpracovány kvalitní nabídky, by se dalo přirovnat k business plánu pro dané řešení, který je spojený s méně detailní “zadávací dokumentací” (tu už zpracovával snad každý člověk z vašeho IT oddělení, tak se s nimi určitě poraďte).

Co by tedy nemělo v RFP chybět? Musí tam být obsaženy všechny relevantní informace pro oblast, ve které hledáte pomoc. Měly by tam být obsaženy informace o vaší firmě, cílových zákaznících, základní produktové portfolio, vaše IT/IS infrastruktura (velmi důležitý bod). Dále cíle a očekávané výstupy z projektu, který zadáváte, koho se budou tyto výstupy ve vaší firmě týkat, kdo je bude používat a k čemu. Co možná nejdetailnější popis požadované funkčnosti by měl být samozřejmostí (nikdo nemůže navrhnout cenu a čas pro projekt u kterého neví, zda-li se očekává např. 2-5 bezpečnostních úrovní přístupu, 100 nebo 10.000 uživatelů, fultextové vyhledávání nebo jen mapa stránek, placení platebními kartami, nebo dobírkou atd.).

Pojďme se podívat, jak by mohla vypadat struktura takového dokumentu:

1. Úvod
2. Představení projektu a jeho záměr
3. Informace o firmě
a. Firemní struktura
b. Cílová skupina
c. Portfolio produktů a služeb
d. IT infrastruktura
4. Cíle a záměry firmy s daným projektem
a. Strategické
b. Finanční (včetně např. Očekávané/požadované návratnosti investic)
c. Marketingové (včetně cílového publika)
d. Ostatní
5. Požadované funkčnosti nového řešení
6. Shrnutí požadavků

Myslím, že z názvů jednotlivých částí je celkem zřejmé co se pod nimi skrývá. Část první, kapitoly 2-3 by měly shrnout informace o firmě samotné. Část druhá, kapitoly 4-5 musí co nejdetailněji popsat zamýšlený projekt a jeho výstupy. Především také záměr(y) s jakým se projekt realizuje. Je totiž docela dobře možné, že vám případný dodavatel bude schopen poskytnout dodatečné cenné informace týkající se např. očekávaných výsledků implementace.

Dále bych se rád stručně podíval na každou kapitolu a její obsah:

1. Úvod

        Sem patří všechny důležité informace o tom co vlastně hledáte a kdy by mělo být požadované řešení plně funkční. (Např. Rádi bychom obdrželi nabídku s časovým plánem a cenou za část strategickou, a dále odhad času a ceny za následující tři implementační fáze). Nemělo by zde chybět ani datum do kdy lze nabídky podávat, komu mají být doručeny a v jaké formě.
2. Představení projektu a jeho záměrů
        Zde by se měly objevit odpovědi na následující otázky: ”Proč chcete nové řešení vlastně implementovat?”, ”Co by se mělo změnit společně s novým řešením?” a ”Co by se mělo stát s vaší stávající IT/IS infrastrukturou, které se nové řešení dotýká nebo jí nahrazuje?”.
3. Informace o firmě
        Obsah této často opomíjené kapitoly jsem se snažil naznačit už v jejích podkapitolách v obsahu. To proto, že se jedná často o základní a nezbytné informace pro připravovanou nabídku. O velké části těchto informací se může zpracovatel nabídky ?dohadovat? z dostupných informačních zdrojů, ale zřejmě nehledáte detektivní kancelář!

        Takže by se zde měla objevit alespoň firemní struktura, země ve kterých firma operuje, pro které oddělení/regiony či části firmy je nové řešení určeno. Dále jaké jsou cílové trhy, kolik je zaměstnanců a kolik se očekává, že jich bude s novým řešením v kontaktu. Velmi důležitá je také otázka legislativy – existují nějaké specifické zákony či vyhlášky, které je třeba brát v případě tohoto projektu v úvahu? Atd.

        Nejvýznamnější část této kapitoly pravděpodobně zabere poslední oblast, kterou je současná IT/IS infrastruktura. Zde se musí objevit alespoň základní informace o HW a SW, který používáte, jaké databázové systémy, operační systémy, jaké servery, máte vlastní IT oddělení nebo část této oblasti zajiš´tujete formou outsourcingu, atd. Tyto informace poskytnuté již v RFP opět ušetří čas na všech stranách, protože bez nich se opět stává tvorba libovolné nabídky hádankou s mnoha neznámými.
4. Cíle a záměry firmy s daným projektem
        Tato část se z RFP v našich končinách často úplně vytratí, přitom každý projekt má určité záměry. Určitě se někdo zamýšlel nad tím co to firmě přinese pokud se bude projekt realizovat, atp. Zde by se měly objevit právě tyto informace – jaké jsou podnikatelské cíle daného projektu z pohledu:
· Strategického
              Celkový pohled na to, jakou hodnotu přinese daný projekt do vašeho současného podnikání. Např. zlepšení kvality zákaznického servisu, jeho vyšší efektivita, image firmy, která drží krok s vývojem v oblasti nových technologií.
· Marketingového
              Zde např. cílový zákazníci nového řešení, primární, sekundární, jejich chování a potřeby, kolik nových zákazníků plánujete získat, jaký nárůst znalosti značky očekáváte….
· Finančního
              Zde jenom připomenu, že velmi pomůže pokud se zde objeví např. rozmezí prostředků rozpočtovaných pro dané řešení, nebo očekávané rozdělení ceny mezi část strategickou, technickou a třeba marketingovou. Samozřejmě by neměly chybět cíle v podobě očekávaných úspor, návratnosti, apod. (tiše předpokládám, že všichni tyto cíle mají, pokud se rozhodnou pro implementaci řešení za miliony korun).
5. Požadované funkčnosti nového řešení
        Nejdůležitější část celého RFP je bezpochyby tato. Zde by se mělo objevit vše co víte nebo tušíte, že chcete u nového řešení mít. Např. v případě řešení z oblasti B2C by se zde mohly objevit následující požadavky:
· Vizualizace produktu (různé náhledy, 3D modely);
· Online katalog produktů s fulltextovým vyhledáváním;
· Vzdělávací sekce s manuály ke stažení ve formátu PDF;
· Content management nástroje pro všechny sekce s možností přidávat a měnit strukturu navigace (např. nové produktové řady);
· Uživatelské profily, personalizace ve formě XYZ;
· Transakční část: objednávky, reklamace, platby online přes eBanku, platebními kartami i dobírkou, sledování stavu objednávek.

    Tak to bychom měli. Toto byl stručný přehled informací, které by každý z nás/vás rád našel v RFP, kterému bude muset věnovat svůj čas a zdroje. Základním motivem vypisovatele RFP by mělo být poskytnout dostatek relevantních informací jak z oblasti businessu, tak z oblasti IT/IS, které umožní, aby obdržel kvalitní a hodnotné nabídky. Čím více informací se dostane do správných rukou, tím kvalitnější bude připravená nabídka.

    Přeji všem hodně trpělivosti a dostatek informací!

    (Další díl: 10 kritických faktorů pro Vaši e-business transformaci)

    Autor: Petr Palán
    Datum: 30. srpna 2001



     Profil autora  

    Petr Palán

    Nezávislý eBusiness konzultant pracující pod značkou NALAPNET.COM
    Působil mj. v Samba Digital Media, PricewaterhouseCoopers, Arthur Andersen
    Zaměřuje se na využití moderních technologií v podnikové sféře pro zefektivnění informačních toků (interně/externě), logistiky a marketingu


     Sdílet článek  
    Facebook Facebook   Jagg Jagg.cz   Linkuj Linkuj.cz