Co znamená ERP? (úvod do problematiky)

Enterprise Resource Planning System (ERP) je již více než 10 let fenoménem podnikových aplikací a IS/IT vůbec. V článku si připomeneme podstatu obsahu pojmu ERP. Je charakterizován jako komplexní softwarový balík, umožňující účelně a efektivně řídit podnikové zdroje (finanční zdroje, investiční majetek, pracovní zdroje, zásoby apod.).

Jak vypadá ERP?

Hlavními vlastnostmi ERP jsou schopnost automatizovat a integrovat základní podnikové procesy, sdílet společná data a zpracovávat je v rámci celého podniku, vytvářet a zpřístupňovat informace v reálném čase. Bývá chybou, že podnikový informační systém je zužován na pojem ERP nebo se s ním kryje. Podstata systému ERP nespočívá v jeho zkratce, k plánování má daleko, zapomíná na zdroje, odkládá termíny. Předmětem ERP jsou jednotlivé podnikové procesy. ERP se snaží sloučit různé oblasti činností a funkcí napříč celým podnikem (organizací nebo institucí) až k jednotlivým programovým úlohám sloužícím různým potřebám organizačních složek podniku. Všechny útvary mají svůj vlastní systém práce, užívají optimalizovaný program pro svoji specifickou činnost. ERP spojuje jejich práci dohromady, integrovaný software pracuje s databázemi tak, že různá oddělení či resorty snadněji sdílí informace a navzájem komunikují.

Příklad typického podnikového procesu je zpracování objednávky. Před zavedením ERP obíhala objednávka z poštovní přihrádky jednoho útvaru do dalšího přes celý podnik. Zpoždění narůstalo, vznikaly chyby při zadávání údajů z objednávky do jednotlivých programů, v extrémním případě se objednávka ztratila. Nikdo v podniku nevěděl, v jakém stavu právě objednávka je, např. ve finančním útvaru netušili, zda je objednaný materiál na skladě. ERP překonává osamocené systémy ve financích, výrobě, skladu či HR a nahrazuje je integrovaným software rozděleným do modulů, které se zhruba přibližují původním samostatným systémům. Ve financích, výrobě a skladu mají tak všichni uživatelé "svůj" vlastní software, jenž je navíc spojuje. Lidé ve financích mohou zjistit, je-li položka objednávky ve skladu. Po zadání objednávky ERP připraví algoritmus postupných kroků k jejímu splnění, uživatel systému má všechny informace nutné pro zpracování objednávky (platební disciplinu a historii objednávek z finančního modulu, soupis zboží ve skladu, připraví objednávku materiálu v logistickém modulu). Pracovníci z různých oddělení mají k dispozici stejné informace, které mohou aktualizovat. Po ukončení práce s objednávkou v jednom úseku je objednávka automatizovaně přesměrována do dalšího útvaru. Pro zjištění stavu transakce je nutné pouze vyhledat záznam v ERP systému a sledovat ho. Proces zpracování objednávky ilustruje význam ERP související s organizací řízení podniku. ERP pracuje obdobně s ostatními i složitějšími firemními procesy ve všech oblastech činností podniku.

Takto se nám jeví ERP naprosto ideální, realita je však mnohem složitější. Vrátíme se zpět k plným přihrádkám s objednávkami. Proces jejich zpracování nemohl být pohotovější, ale byl jednoduchý. Účetní dělali svoji práci, ve skladě dělali své, a pokud něco zabloudilo mimo oddělení, byl to problém někoho jiného.

Se zavedením ERP se nezmění organizace práce jenom tím, že uživatel systému zadá další údaje do počítače a stiskne kouzelnou klávesu. Najednou z obrazovky bliká platební morálka zákazníka z útvaru financí, ze skladu je vidět stav zboží. Zaplatí zákazník včas? Budeme schopni objednat včas materiál? Tato rozhodnutí nemusel dříve dělat pracovník zákaznického servisu (dříve odbytu), navíc se jeho reakce projeví v útvaru skladu, kde dříve měli lidé stavy skladu v hlavě nebo na svém počítači. Vzájemná informovanost, schopnost komunikace a odpovědnost za podnik nikdy před zavedením ERP nebyla na takové úrovni.

Změny nad rámec technologie

Lidé nemají rádi změny, ale ERP vyžaduje změny ve způsobu jejich práce, v úrovni řízení organizace. A to je pravá hodnota ERP. Software není tak důležitý jako změna způsobu organizace řízení podniku. Přispěje-li ERP ke zlepšení způsobu práce uživatelů, zlepšení organizace výroby, efektivnímu nákupu a k efektivnímu využití účetních informací, pak bude teprve měřitelná hodnota software. Je-li jednoduše instalován nějaký modul ERP bez změny pracovních postupů, nebude hodnota software žádná. Nový systém pak naopak může zpomalit jednoduchý starý program, zvlášť užívá-li jen málokdo jeho nové funkční možnosti.

Důraz na změnu způsobu práce si můžeme ilustrovat na výše uvedeném procesu zpracování objednávky. Tento proces se skládá z řady operací nebo činností, které provádí obecně několik různých pracovníků a každý z nich používá programové aplikace s odlišnými funkcemi. Funkční moduly pro jednotlivé operace mohou být např.: evidence objednávek, evidence odběratelů, vydané faktury, výdejky ze skladu, účtování faktur, evidence pohledávek, účtování výdeje ze skladu, evidence skladu, sledování stavu skladu, požadavek pro výrobu, bankovní výpisy, párování plateb s fakturami. Každý z funkčních modulů může pracovat se svou vlastní databází, data lze přepisovat z jednoho souboru do druhého, příp. některé moduly mohou užívat stejnou databázi. Síťovým propojením počítačů z různých podnikových útvarů již vznikne určitý integrovaný software a uživatelé mohou spustit jednotlivé programy na svém počítači. Pouhým integrováním jednotlivých modulů do jednoho systému bez změny obsahu práce lidí se však stalo pouze to, že lidé používají počítače. Cíle ERP jsou však jiné, musí být v podniku tolik oddělení a lidí pracujících se stejnými informacemi? Mnoho činností (nebo programů) lze spojit, automatizovat, databáze propojit, záznamy databází uchovávat pro další využití. I jednoduchý proces zpracování objednávky může vyvolat řadu až fantastických představ a námětů řešení. Objednávka, zakázka nebo obchodní případ tak postupuje celým ERP řešením, přirozené procesy nejsou rozdělovány do nějakých sestav pro jednotlivé pracovníky, ale informace jsou všemi sdíleny.

Podnikový IS je výsledkem integrace mnoha systémů a podsystémů a při pohledu na ERP systém nemůžeme vynechat vzájemné souvislosti. Základní podsystémy ERP jsou závislé na typu podniku, IS výrobního podniku a IS obchodní organizace obsahují jak specifické podsystémy, tak i podsystémy funkčně obdobné. Základem ERP řešení je však jejich vzájemná integrace. IS/IT v podniku by měl být v souladu s podnikovými cíli a metodami řízení podniku, nelze je chápat odděleně. Podnik a jeho IS je ve vztahu reálného systému a jeho modelu, čím dokonalejší technologie a znalosti používáme, tím je vztah IS a podniku samotného užší. Existují i trendy vytvářet a podřizovat podnik podle IS. Systém obecně je soubor objektů a jejich vzájemných vztahů, který v souhrnu vykazuje určité chování popsané např. funkcemi systému.

Procesy jsou posloupnosti změn stavů systému. Jakýkoliv IS je otevřený, je součástí systému nebo je obklopen dalšími systémy, v nichž probíhá výměna informací a zpráv. Každý systém je také dynamický nejen ve smyslu vzájemné komunikace mezi objekty a systémy, ale i ve smyslu vzájemného ovlivňování struktury systému a jeho vývoje. Tyto věty patří jistě do úvodu k formální teorii systémů. Při pohledu na IS však musíme mít na zřeteli tyto obecné vlastnosti a nesoustředit se jen na některé aspekty chování, funkcí nebo struktury, ale měli bychom nahlížet na IS jako na celek, který je součástí vyššího hierarchického systému, má však své typy uživatelů a očekávají se od něho určité specifické funkce.

Systém je druh celku

Architektura IS podniku bývá znázorňována jako pyramida složená z několika vrstev podle úrovně řízení organizace. V návaznosti na hierarchii systému řízení podniku (jakékoliv instituce) vyplývá použití různých částí IS na jednotlivých úrovních řízení od transakčních systémů pro operativní řízení přes systém pro podporu řízení, pro podporu rozhodování až k úrovni systémů pro strategické vrcholové řízení. Stavba architektury má několik pohledů a dimenzí, minimálně funkční, procesní, datovou. ERP systém tvoří v této stavbě její základní kameny, které sice nejsou vidět (proto také patří ERP do skupiny back office systémů), ale o to důležitější význam má ERP při budování, provozu a dalším vývoji podnikového IS. Informační strategie podniku, ať už orientována produktově, odbytově nebo zákaznicky, musí stát na pevných základech.

Každý podnik je jedinečný a specifický stejně jako jeho IS. Místo definic, popisů standardů nebo způsobů parametrizace článek můžeme skončit úvahou z kybernetiky. Systém netvoří jednotlivosti, systém je druh celku, kde je každé části přiděleno své místo a funkce. Mnohost částí stojí v protikladu k jednotě jako vlastnosti bytí a znamená rozdělenost bytí ve smyslu vzájemného vydělení elementu jako jednotky. Při vývoji IS se setkáváme s mnoha dalšími filosofickými protiklady, jako např. jednotlivost a obecnost nebo jednoduchost a složenost.
Autor: Pavel Sklenář
Datum: 12. března 2002